Ha egy cég kizárólag úgy mutatkozna be nekem, hogy felvesz dolgozni és első találkozásként a napot egy igazi felvételi részfolyamattal tölthetném, akkor ebből az egy ott töltött alkalom szervezettségéből, időtartamából megmondanám, hogy mennyire működőképes a kialakított rendszer. Azaz, „vegyél fel és megmondom ki vagy!”- bizony működhet!
Tegyük fel azt az egyébként abszurd szituációt, hogy adott egy cég, amit nem ismerek, de végig csinálom a felvételi adminisztrációs procedúráját. Tegyük fel, túl vagyok az interjúkon, megkaptam a boldogító igent és most jön az a rész, hogy elrendezzük a papírokat. Ha te magad vezetőként kezdtél a cégednél nem biztos, hogy a folyamat minden szegmensét magad is megjártad. Optimális esetben az egészet te találtad ki, de ha örökölted legyél résen és nézd át az egészet.
Vizsgáljuk meg mi mindennel és ki mindenkivel találkozik a leendő dolgozónk, miután HR vezetőként elengedtük a kezét és a kollégákra bíztuk a felvételét. Kiindulópontként szögezzük le, hogy az adminisztrációs belépési procedúra komoly szervezettséget igényel, ha ez nincs meg, szétcsúszik a felvétel, és soha nem fog egy rendezett folyamattá összeállni.
Az első és általában nagy hiba a tájékoztatás hiánya! Mikor hová kell mennem, mi fog történni, mit vigyek magammal, kit keressek. Nincs egy tájékoztató anyag összeállítva, nincs egy sablon, ami segítene az amúgy helyismerettel nem rendelkező vadiúj belépőnek, hogy tudja mi fog vele történni, hová menjen, kit és mikor keressen.
Tipikusan az történik, hogy az amúgy kb 1-2 órát igénybe vevő folyamat egy egész délelőtt vagy egy egész délután tart, mert a jelöltünk össze-vissza kóborol és tétlenül várakozik míg kollégáink előkerülnek és a dolgukat nagy kegyesen elvégzik. A kérdés nem költői: egyeztetjük az időpontokat azokkal a kollégáinkkal, akik a felvételi folyamatban részt vesznek? Optimális esetben igen és akkor az egész pörgősen, flottul fog menni, munkatársaink a leendő dolgozót kézről kézre fogják adni és a cégünk olyan csillagos ötöst kap értékelésként, hogy kilóg majd az értékelő lapról.
Vegyük sorra kik azok, akik a nulladik típusú találkozásban részt vesznek és egyébként az első gyakorlati benyomásokat teszik az új dolgozóra: a portás, a foglalkozás-egészségügyi orvos, a HR generalista, a dolgozó munkahelyi vezetője, a cég munkavédelmi vezetője, a minőségirányítási munkatársunk, munkaruha kiadásért felelős raktáros kollégánk. Lehet ez még bonyolultabb, de mondjuk egy gyártó cég esetében ez a sztenderd. Ha ezt nem szervezzük, akkor igen sok időt fog igénybe venni és a leendő dolgozónk már a munkába lépése előtt azzal találkozik, hogy sehol nem várják, senki sem tudja, hogy jön és egyébként is, kezd kétsége lenni afelől, hogy jó helyen van.
Rengeteg olyan céget tudok, ahol a dolgozó belépéséről a vezetőjét abszolút nem tájékoztatják, szerencsétlen vezető abból jön rá, hogy az új kollégája van, hogy egyszer csak ott terem reggel 05.45-kor vagy 07.30-kor, kábé kinőtt a földből, mint a dudva, és a vezető azt se tudja mit kezdjen vele, hiszen őt senki sem értesítette.
Jellemző apróság, hogy nincs egy lista a dolgozó részére mit hozzon a felvételre, így nem árt kiképeznünk kollégáinkat arra az esetre, ha a jelentkezőnk nem hozná magával mindazokat az iratokat, amelyek a felvételéhez szükségesek. Ugyanis vannak olyan dokumentumok, melyek nélkül a felvétel nem valósulhat meg, ezek pótlása nem történhet a munkaviszony megkezdése után.
Az orvosi vizsgálat időpontját illik egyeztetni és a minőségügyi oktatást is meg kell szervezni, hiszen az onboarding folyamatok működőképességét ezen a ponton már igen jól le lehet mérni. Ha itt rosszul vizsgázunk, mert a belépőt szervezetlenség miatt várakoztatjuk, akkor egy végtelen történetté válik a felvétel, amit még a belépést követő hetek múlva is adminisztrálunk.
A munkavállaló adminisztrációs belépőcsomagjának összeállítása is lehet profi és lehet egy totális katasztrófa. Ha HR generalistánkat nem tanítottuk meg a munkaügyi iratok rendszerezésére és nem kapott mankót tőlünk hogyan kell a személyi anyagnak összeállnia, akkor egy szúrópróbaszerű ellenőrzés esetén igen meglepődnénk, hogy mikorra áll össze az egész, a hibátlanságot már nem is említem. Különösen az lehet itt visszás, ha a dolgozó napokig ne jut hozzá a munkaszerződéséhez vagy egyéb irataihoz.
A személyi anyag mellett szoftvereinket is fel kell töltenünk az új belépőnk adataival, melynek elvégzése a jellemzően a következő napi munkakezdés miatt elengedhetetlenül szükséges. Arra gondolok például, hogy ha nem generáljuk le a dolgozót pl a beléptető rendszerben, akkor reggel nem fog tudni bejönni, mert a kártyája nem fog működni. A belépéshez kötődő onboarding oktatások első anyagai is itt vizsgáznak, azok használhatósága és tartalma mindenképpen visszaköszön majd a munkavállaló cégről kialakított képben.
Szóval külsős HR tanácsadóként azt gondolom, hogy -„vegyél fel dolgozni és megmondom ki vagy”- egy jó tükre annak, hogy milyen HR problémáid vannak, mert minden szervezési, problémamegoldási, szervezetfejlesztési, oktatási kiindulóponttal találkozni fogok, ami egyedi megoldást igényelt a munkád során. Azt tanácsolom, hogy időnként nagyon tanulságos lehet végigjárni egy leendő munkavállaló szemszögéből a belépő folyamatainkat.
